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【微论坛】我们聊聊怎么办会务(第七期)

本期我们聊聊

怎么办会务(第7期)

- 巧用“加减法” -

办好接续会议

灌南县政府办 王虹娈

两个会议接续召开是一项系统工程,只有环环相扣、首尾相连、闭环运行,才能保证任何环节都不会掉链子。

闭合式运行,在完善链条上做加法。两个会议接续召开,既要保证每个会议独立完成,又要做好与会人员、时间和过程衔接等工作。其中,人员衔接最为关键,我们解决这个问题的办法就是分区域排座次。结合会议主题和单位性质,划定一个区域安排两个会议都参加的人员,另一个区域安排仅参加其中一个会议的人员。针对可能出现的第一个会议超时的情况,提前打开相邻会议室,供只参加第二个会议的人员候会,避免会场外秩序混乱。对于两个会议之间的一系列会场调整工作,要加实责任主体的“担子”,使每个人都清楚自己的任务,并了解其他人的任务,确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。

菜单式管理,在细节查验上做减法。办会是一项细致工作,必须强化问题导向,落实菜单式管理。两个大型会议接续召开,参会人员多、会议程序多,极易发生突发情况,古人告诫:“宜未雨而绸缪,毋临渴而掘井”。对于接续会议,要深入会场进行实地演练,对标“办会菜单”,逐一对照检查、逐一落实销号、逐一验收过关,不放过任何一个疑点、不遮掩任何一处盲区。演员表演时讲究“入戏”,会务人员也要讲究“入会”,在会前提前熟悉会务全部内容,包括会标内容、席卡、音响等,发现问题及时排除。同时,对可能出现的各种情况还要做好应对预案,以免遇到突发情况措手不及,造成工作被动。

- 着眼三篇文章 -

强化会务统筹

赣榆区政府办 王琨济

会议与文字密不可分,文字工作贯穿办会始终。会务工作的水平体现在文字中,会议方案、会议通知、主持词是会议有序开展的关键,做好这三篇文章能够更好地统筹会务工作。

以会议方案统领会前筹备。会议方案是会务工作的总纲,从谋划到执行,关系整个会议的成败。详细的会议方案,应明确分工,责任到人,每一项布置、每一个环节、每一个细节都须考虑周全才能保障会议严谨有序运转。重要会议不但要分组落实,还要安排专门检查、督促,完善应急预案。话筒、音乐播放、发言席设置等重要敏感环节,要固定专人负责。这些都直观地反映在会议方案中。

以会议通知统筹会议服务。会议通知中明确的参会范围,不可遗漏、扩大、错误,有具体着装、发言、报道、保密等要求的须着重强调。细致汇总参会名单,详细标明请假情况。有颁奖活动、递交责任书等环节,要通知提前到场,预先彩排。通知不局限于发电通知、邀请函、会务手册等,如我区举办的第十一届徐福故里海洋文化节,根据出席活动的不同,为每位嘉宾量身制作了提示卡,精确到每一次的会议座次、乘车座位、具体活动议程。

以主持词引导议程衔接。会议的顺利进行与否和主持关联重大。上级的新指示、领导的新要求、突发的新情况都可能影响议程的变化,最终都体现在主持词中。主持词的事先及时沟通更改,才能保证议程的良好衔接,不出纰漏。如上台的次序、签约的轮次、发言的先后、摁动启动球的倒计时等都与会务工作密切相关,与主持词保持一致才能保证会议成功举行。

- 落细落实 -

打好会务工作“组合拳”

徐圩新区党政办 顾园

会议是行政机关开展工作的主要方式之一,是执行政策、布置工作、调查研究、统筹协调、解决问题的有效手段,按规模、规格、级别、性质、内容等又细分很多种,纷繁复杂,千头万绪。党政办公室作为机关的综合办事部门,应积极发挥职能作用,不断探索会务工作新模式,全力打好会务工作“组合拳”。

一要谋划早一点。会议的成败很大程度上取决于会前准备是否充分。会前考虑越充分越全面,会中、会后才会越主动。领导一经确定召开的会议,会务的各项筹备工作就应随之展开,涉及资料收集、议题把关、材料撰写、议程制定、会议通知、会场布置、食宿安排等多项工作,超前主动地明确工作重点和应对政策,做到早谋划、早安排、早准备,更好地掌握工作主动权、把握会议整体节奏。

二要安排细一点。在会务工作中有一项著名的定律,即“100-1=0”定律,形容整个会议中1%的疏忽就可能导致100%的失败,因此在筹备会议的各个环节都要坚持精益求精的工匠精神,时刻坚守“万无一失”的底线,切忌“粗”、“疏”、“错”、“漏”,做到严字当头、实字托底,任务清楚,责任到人,事有专人,人有专责,方方面面思虑周全,各个环节清晰可控,确保不隙一空,不虚一时,不漏一处,不落一人。

三要协调密一点。会务工作事项多、细节多、变化快、协调任务重,很多时候需要多部门、多人员协作配合,凝心聚力,才能保障会议顺利召开。因此承办部门、承办人要加强领导与领导之间、机关各职能部门之间的联系,要敢于协调、善于协调,多请示、多汇报、多沟通,既要做到各司其职、各负其责,又要做到分工不分家、相互协作,确保会务工作有条不紊,精准高效。

- 重抓细节强抓保障-

把会务工作做活做紧做准

云台山景区管委会 徐海涵

会务工作看似简单,实则头绪众多、学问很深,需时刻保持如履薄冰的心态,通过精化方案、细化分工、提前考察,确保优质的保障工作为整个会议锦上添花。结合云台山景区会务工作实践,分享以下三点心得。

一是精化会议方案。会议的分类有很多,根据会议主题确定相应的会务方案,根据会议规模选择合适会场,根据参会人员排定会场座次,让现场布置“活起来”。

二是细化会务分工。开展会务工作前,先召开碰头会,组建会务工作组,明确时间节点,细化会务分工,责任到人,在整个会务过程中做到上下联动,密切配合,让会务工作“紧起来”。

三是提前实地考察。会务保障重在细节,因云台山景区实地考察调研多在山上,要发挥“打前站”的作用,会前充分了解调研点情况,掌握好周边环境、台阶数量、山路坡度等,合理安排考察点顺序,优化线路,严格把握时间,会中也需“打前站”,及时化解可能出现的紧急情况,让会务工作“准起来”。

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